2.3. E-mail versturen

Wees je, hoewel e-mail een relatief informeel medium is, ervan bewust dat elk bericht dat je verstuurt van invloed is op het imago en de reputatie van zowel het bedrijf als die van jezelf. Houd er bij het versturen van e-mail naar externe klanten en andere partijen rekening mee dat je RPS vertegenwoordigt. Verstuur daarom geen berichten die de reputatie van RPS kunnen schaden of kunnen leiden tot aansprakelijkheidsrisico’s. Meer schrijftips en informatie over onze tone of voice kun je vinden op https://toneofvoice.rpsgroup.com/.

•         de RPS-handtekening gebruiken, inclusief je naam, functie en contactgegevens •         onze huisstijlrichtlijnen voor communicatie volgen, die kun je opvragen via afdeling Marketing via: marketing@tetratech.com •         zorgen dat alle e-mailberichten voorzien zijn van de juridische disclaimer •         een zinnige onderwerpregel gebruiken •         het veld ‘CC’ met mate gebruiken; als iemand het bericht daadwerkelijk moet ontvangen zet je zijn of haar naam in het veld ‘Aan’ •         indien mogelijk het veld ‘BCC’ (blind carbon copy) gebruiken voor het versturen van groepsberichten, dan ziet de ontvanger niet wie de overige geadresseerden zijn •         een formele stijl hanteren als je iemand voor de eerste keer benadert •         de functie ‘Hoge urgentie’ met mate gebruiken, dus alleen voor berichten die echt belangrijk zijn

•         berichten doorsturen met kettingbrieven, ponzifraude, piramidespelen of grappige inhoud; hierdoor raken mailboxen verstopt en bepaalde onderwerpen zijn niet geschikt voor op het werk •         e-mailberichten van het bedrijf aan medewerkers automatisch laten doorsturen naar privéadressen of andere nietgeautoriseerde e-mailadressen van derde partijen •         externe ontvangers vragen om een leesbevestiging te sturen, omdat dit als storend wordt ervaren •         tekst die uitsluitend bestaat uit hoofdletters gebruiken in een bericht of onderwerpregel, omdat dit kan worden opgevat als schreeuwen en dat wordt als onbeleefd opgevat •         e-mailkoppen gebruiken of vervalsen zonder toestemming •         de juridische disclaimer verwijderen

Het e-mailsysteem van het bedrijf mag niet worden gebruikt voor het versturen of opslaan van ongepaste inhoud of materiaal. Het versturen of doorsturen van berichten die lasterlijke, aanstootgevende, intimiderende, illegale, beledigende of discriminerende uitspraken of inhoud bevatten is verboden en in strijd met onze gedragscode voor medewerkers. Obsceen, ongepast of aanstootgevend taalgebruik in berichten, zoals racistische, seksuele of religieuze beledigingen of grappen, en expliciete berichten, afbeeldingen, cartoons of grappen zijn ten strengste verboden.

•         e-mailberichten schrijven of versturen die lasterlijk kunnen zijn of kunnen leiden tot aansprakelijkheidsrisico’s voor het bedrijf •         ongepaste inhoud of materiaal aanmaken of verspreiden via e-mail; onder ongepaste inhoud wordt verstaan pornografie, belediging op grond van ras of religie, opmerkingen op grond van geslacht, informatie die criminele activiteiten of terrorisme aanmoedigt of materiaal met betrekking tot verslaving, gokken en illegale verdovende middelen •         e-mail gebruiken voor illegale of criminele activiteiten •         berichten of materiaal versturen waardoor het imago of de reputatie van RPS kan worden geschaad •         aanstootgevende of intimiderende e-mails aan anderen versturen •         zakelijke e-mail gebruiken voor het verspreiden van auteursrechtelijk beschermde software, media of materiaal in eigendom van een derde partij, tenzij dit door deze derde partij is toegestaan •         het e-mailsysteem van het bedrijf gebruiken voor activiteiten die schending van het auteursrecht kunnen betekenen; houd er rekening mee dat het auteursrecht op brieven, bestanden en andere documenten die als bijlage bij e-mailberichten worden verstuurd eigendom kunnen zijn van de afzender, of van een derde partij; het doorsturen van dergelijke berichten naar anderen kan in strijd zijn met dit auteursrecht •         instellen van automatisch doorsturen van je RPS-e-mail naar een privéadres of een ander account buiten RPS

•         ontvangen e-mailberichten waarvan je vindt dat ze ongepast zijn melden bij je direct leidinggevende of HR Directeur •         verdachte phishingberichten melden via sra@tetratech.com. Zet in het onderwerp van de mail: ‘Report phishing’

Medewerkers mogen geen vertrouwelijke informatie, bedrijfsgeheim of intellectuele eigendom van RPS Group versturen, tenzij het senior management daarvoor toestemming heeft gegeven. Verstuur geen inhoud die financiële waarde bevat, zoals de waarde van een contract dat je hebt binnengehaald of waarop je hebt ingeschreven, tenzij dit al algemeen bekend is of gepubliceerd is door de marketingafdeling.

Omdat wij een beursgenoteerde onderneming zijn, kan alle onjuiste of voortijdig vrijgegeven informatie over de organisatie een nadelig effect hebben op het bedrijf en zijn aandeelhouders. De raad van bestuur van het beursgenoteerde RPS heeft de verplichting om financieel en commercieel gevoelige informatie op een correcte en transparante manier te delen. Hieronder wordt onder meer verstaan informatie over RPS en klanten op het gebied van technische kennis, bedrijfsresultaten en ondernemingsplannen. Deze verantwoordelijkheid nemen wij serieus. Alle vertrouwelijke informatie die wordt vrijgegeven door iemand die betrokken is bij het bedrijf kan van invloed zijn op de beurskoers of de marktwaarde van onszelf of die van een klant, zowel positief als negatief, met een mogelijk nadelig effect op het bedrijf en zijn aandeelhouders. Weet je niet zeker of je bepaalde informatie kunt publiceren, neem dan contact op met Group Communications.

E-mail is niet noodzakelijkerwijs veilig. De meeste e-mailberichten die via internet worden verstuurd zijn opgesteld in platte tekst. Dat betekent dat ze kunnen worden onderschept. Ook al komt dat in de praktijk zelden voor, toch kun je e-mail het beste beschouwen als een open communicatiesysteem dat niet geschikt is voor vertrouwelijke berichten en vertrouwelijke informatie.

Bedenk eerst of er geen andere manieren zijn om vertrouwelijke informatie te versturen. Zo kun je in plaats van e-mail ook de bestandsuitwisselingsfunctie in Office 365 OneDrive en SharePoint gebruiken. Als je vertrouwelijke bestanden via e-mail moet versturen, zorg dan dat ze versleuteld worden verzonden. IT support kan je adviseren over alternatieve manieren van versturen en uitwisselen van informatie en bestanden naar en met externe partijen.

•         contact opnemen met sra@tetratech.com als je vertrouwelijke informatie moet delen met een derde partij	•         vertrouwelijke bestanden per e-mail naar klanten of leveranciers sturen, tenzij het bericht versleuteld is •         gebruikersnamen en wachtwoorden per e-mail versturen

E-mails versturen en reageren op berichten van klanten en collega’s doe je altijd vanuit je RPS-account. Stel je e-mailaccount niet zodanig in dat berichten vanuit je RPS-adres automatisch worden doorgestuurd naar een e-mailadres buiten RPS. Gebruik je privéadres niet voor werkgerelateerde e-mailcommunicatie.

Wees voorzichtig met het doen van toezeggingen of het instemmen met aankopen of leveringen tegenover derde partijen via e-mail. Een e-mailbericht kan een wettelijk bindende overeenkomst vormen tussen RPS en de ontvanger, ook al heeft de afzender hiervoor niet de juiste toestemming gekregen binnen het bedrijf. Doe geen uitspraken over garantie, expliciet of impliciet, tenzij dat bij je gebruikelijke werkzaamheden hoort.

De AVG omvat specifieke privacyrechten voor wat betreft elektronische communicatie. Je mag zonder toestemming marketingberichten versturen aan bedrijven en zakelijke e-mailadressen. Ontvangers hebben echter het recht om zich hiervoor af te melden (‘opt-out’). Het is verstandig om ‘stuur geen e-mail of sms’-lijst bij te houden van bedrijven en zakelijke contacten die hiertegen bezwaar hebben en die lijst te delen met je contactpersoon bij Marketing.

Je mag zonder toestemming van de ontvanger geen marketingberichten sturen aan particulieren (privéadressen) of eenmanszaken. Voor je eigen voormalige klanten geldt een beperkte uitzondering, ook wel ‘soft opt-in’ genoemd.

Neem voor meer informatie over bulkmail en gegevensbescherming contact op met je contactpersoon bij Marketing en met de AVG coördinator (AVG@rps.nl).