4.3. Vertegenwoordiging van ons bedrijf

Sommige medewerkers vertegenwoordigen ons bedrijf door socialmedia-accounts te beheren of door namens ons bedrijf te spreken. Als je een zakelijk socialmedia-account beheert, verwachten we van je dat je zorgvuldig en verantwoord te werk gaat om het imago en de reputatie van ons bedrijf te beschermen. Houd je aan de hierboven onder 2.2 genoemde richtlijnen. Denk er daarnaast aan dat je:

• respectvol, beleefd en geduldig bent als je namens ons bedrijf deelneemt aan gesprekken. Wees extra voorzichtig met het afleggen van verklaringen of het doen van beloftes richting klanten of belanghebbenden;
• indien mogelijk voorkomt dat je ingaat op zaken buiten je vakgebied. Iedereen moet voorzichtig zijn met het beantwoorden van vragen of het doen van uitspraken die onder de verantwoordelijkheid van iemand anders vallen;
• je houdt aan ons beleid inzake informatiebeheer en gegevensbescherming en aan de wetgeving op het gebied van auteursrecht, handelsmerken, plagiaat en fair use;
• onze marketingafdeling informeert wanneer je op het punt staat informatie te delen die een groot effect kan hebben;
• geen berichten wist of negeert zonder reden. Je moet altijd luisteren en reageren op kritiek;
• nooit discriminerende, aanstootgevende of lasterlijke content en commentaren post;
• misleidende en onjuiste inhoud zo snel mogelijk corrigeert of verwijdert.

Het gaat niet alleen om wát we zeggen, maar ook om hóé we het zeggen. De afdeling marketing van RPS heeft een handleiding samengesteld met praktische tips en adviezen voor een bondig, begrijpelijk consistent gebruik van de tone of voice van RPS. Meer algemene informatie over onze tone of voice en specifieke richtlijnen voor social media kun je vinden op https://toneofvoice.rpsgroup.com/ en specifieke richtlijnen voor social media op https://toneofvoice.rpsgroup.com/content/social-media/.

Belangrijkste richtlijnen voor social media:

• Schrijf bondig: onze tone of voice in de social media moet snel en krachtig zijn. Maak het niet te lang: één of twee regels tekst is al voldoende. Kies je woorden bewust en weid niet uit, zie punt 5, en stimuleer lezers altijd om meer te weten te komen (voeg een link toe naar onze website of een ander kanaal en tag relevante mensen en organisaties).
• Gebruik spreektaal: schrijf informeel, maar verander de spelling van woorden niet en vervang woorden niet door cijfers of letters, zoals ‘suc6’ of ‘ff’.
• Schrijf duidelijk: vul de afbeelding, video en/of link die je post aan met tekst en geef de lezer een aanleiding om actie te ondernemen (bv.‘klik’, ‘kijk’). Je moet het gewenste resultaat van de post voor ogen hebben: wil je dat je lezers dit kanaal vaker bezoeken of wil je ze juist doorsturen naar onze website?
• Schrijf doortastend: breng succesverhalen van onze projecten, onze medewerkers en onze klanten onder de aandacht. Laat onze verreikende expertise zien zonder arrogant te worden door de aandacht te richten op wat hij heeft opgeleverd in plaats van op onszelf.
• Schrijf aantrekkelijk: gebruik je tekst om de belangstelling van de lezer te wekken. Test het gebruik van vragen of aansporingen waar nodig, maar vermijd oproepen tot actie die de post of het doel van de boodschap te zeer aandikken.