Voor beleidsverklaringen van de RPS Group (moederbedrijf van RPS Nederland) verwijzen wij naar SharePoint, Policies and Policies Notes and Statements.
De fundamentele regels die directie en medewerkers van RPS in hun contacten met klanten, leveranciers, concurrenten en collega’s in acht dienen te nemen, zijn benoemd in een gedragscode. Integriteit is een kernwaarde waarop directie en medewerkers ten aanzien van hun handelen kunnen worden aangesproken. Dit betekent dat zij zich zorgvuldig, integer en maatschappelijk verantwoord dienen op te stellen. Bij overtreding van de gedragscode worden adequate sancties opgelegd.
Met deze gedragscode wordt beoogd directie en medewerkers van RPS meer bewust te maken van integer handelen door vast te leggen wat in het algemeen wel en niet als wenselijk gedrag moet worden beschouwd. Bij constatering van vermoede inbreuken is een ieder gehouden hiervan melding te maken volgens onderstaande meldingsprocedure.
Directie en medewerkers zijn verplicht te handelen naar de regels, die zijn opgenomen in de gedragscode zoals hieronder uiteengezet. Deze code maakt deel uit van de aanvullende voorwaarden van RPS.
Deze gedragscode wordt door de directie aan alle medewerkers verstrekt als onderdeel van de AAR en is van toepassing op de handelswijze van directie en alle medewerkers in dienst van RPS. Deze code heeft betrekking op zowel interne handelingen (organisatiegericht) als externe handelingen (relatiegericht).
De directie stelt in de vorm van een dienst via de arbodienst een vertrouwenspersoon aan. De functie van vertrouwenspersoon wordt bij BMW Voor Elkaar verzorgd door een bedrijfsmaatschappelijk werker. De vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht. Als iemand melding maakt van ongewenste omgangsvormen vinden we het belangrijk dit serieus te nemen. Vaak is het echter lastig om open over dit onderwerp te praten. In de Arbeidsomstandighedenwet is vastgelegd dat wij als werkgever ervoor moeten zorgen dat psychosociale arbeidsbelasting zo veel mogelijk wordt voorkomen, dan wel te beperken. Onze vertrouwenspersonen kunnen hierbij uitkomst bieden. De vertrouwenspersoon biedt:
Contactgegevens zijn terug te vinden op SharePoint.
Medewerkers en directie zijn verplicht te handelen naar de regels, die zijn opgenomen in de gedragscode. Dit betekent dat zij zich zorgvuldig, integer en maatschappelijk verantwoord zullen opstellen. Deze handelswijze uit zich in objectiviteit en transparantie, zodat keuzes verantwoord kunnen worden.
De directie en medewerkers dienen zich te onthouden van de navolgende gedragingen:
Alle transacties die de directie en medewerkers namens het bedrijf aangaan, zullen op de juiste wijze worden vastgelegd in de daarvoor bestemde documenten, conform de daarvoor geldende procedures, en inzichtelijk en controleerbaar zijn voor externe auditors, zoals o.a. vastgelegd in het organisatiehandboek van RPS. Dit leidt tot transparantie.
Om objectiviteit te waarborgen zijn regels opgesteld ten aanzien van het geven c.q. accepteren van geschenken en giften. Relatiegeschenken worden uitgewisseld om de goede verstandhouding te verstevigen en niet als tegenprestatie voor een bepaalde dienst. Een geschenk mag dan ook nooit de onafhankelijkheid of de vrijheid van de ontvanger aantasten. Gelet hierop worden geld, kostenvergoedingen etc. niet als relatiegeschenk geaccepteerd. Relatiegeschenken moeten binnen redelijke grenzen blijven, of ze nu worden gegeven of ontvangen. Wanneer iemand door een relatiegeschenk in verlegenheid wordt gebracht, meldt hij dit aan de vertrouwenspersoon, die vervolgens (in overleg met directie) bepaalt hoe gehandeld dient te worden.
Er geldt in elk geval een meldingsplicht voor geschenken met een tegenwaarde van meer dan € 50,-. Uitnodigingen voor reizen of het laten vergezellen van de genodigde door een partner op een zakenreis behoeven toestemming van de directie.
Alleen met schriftelijke toestemming vooraf van de vertrouwenspersoon en directie mogen werknemers een betaalde of onbetaalde nevenfunctie aanvaarden, waarvan de uitoefening mogelijk in conflict kan komen met de belangen van de werkgever. Dit is tevens een waarborg voor objectiviteit.
Medewerkers zijn verplicht tot volledige geheimhouding tegenover derden van alle vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden voor zover dit niet in strijd komt met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van het dienstverband van kracht. De directie kan schriftelijk ontheffing verlenen.
Wanneer medewerkers op de hoogte zijn van overtreding van de gedragscode door andere medewerkers van het bedrijf, dienen zij dit te melden aan de vertrouwenspersoon of via Ethics Point, zie hiervoor de Klokkenluidersregeling in de bijlage.
Uitlokking tot overtreding moet eveneens worden gemeld. Dit kan mondeling c.q. schriftelijk gebeuren. Hiervan wordt op een meldingsformulier toedracht e.d. ingevuld, waarna de vertrouwenspersoon voor afhandeling zorgt. De vertrouwenspersoon meldt het incident aan de direct leidinggevende van de ‘verdachte’ medewerker en aan de directie. Daarna wordt door de vertrouwenspersoon een onderzoek ingesteld naar de ware toedracht, indien mogelijk voorzien van bewijsstukken. Bij vaststelling van een overtreding worden sancties getroffen. Na afhandeling wordt het formulier in de persoonlijke file van de medewerker, die de overtreding heeft begaan, bewaard. De meldingen worden door de vertrouwenspersoon geëvalueerd met de directie en indien nodig wordt de gedragscode c.q. de procedure aangepast. Van de meldingen wordt een totaaloverzicht geregistreerd en aldus gesignaleerd of een medewerker meermalen met een melding is geconfronteerd. In functioneringsgesprekken worden dergelijke meldingen met betrokkene besproken door de direct leidinggevende. Op het beoordelingsformulier worden de loyaliteit en de integriteit van de medewerker o.a. beoordeeld aan de hand van dergelijke meldingen.
Meldingen worden vertrouwelijk behandeld en de privacy wordt gegarandeerd.
De gedragscode is geen vrijblijvende zaak. Werkgever zal bij overtreding van deze gedragscode in overleg met directie tot sancties overgaan die, afhankelijk van de ernst van het geval, kunnen variëren van berisping, schorsing, boete, ontslag tot ontslag op staande voet.
Wanneer een bepaalde situatie niet is beschreven, maar in strijd is met de geest van de gedragscode, beslist de vertrouwenspersoon over de toepasselijkheid van de code en adviseert de directie zo nodig tot sancties over te gaan.
De directie heeft een beslissende bevoegdheid om te bepalen of:
Het is de taak van de directie deze gedragscode uit te dragen en medewerkers hiervan bewust te maken.
De vertrouwenspersoon heeft tot taak alle meldingen van (vermoede) integriteitsinbreuken te registreren volgens bovenstaande meldingsprocedure en voor te leggen aan de directie.
Hierbij is sprake van een registrerende bevoegdheid.