Thuiswerken
De medewerker verricht werkzaamheden voor de werkgever vanuit zijn/ haar woning. Let op: verschoven uren (bijv. om files te mijden) in combinatie met een aantal uren thuiswerken of incidentele uren thuiswerken worden niet contractueel vastgelegd en vallen niet onder categorie 1 maar categorie 2 (zie paragraaf 11.4).
Thuiswerkdag
Een werkdag waarop niet t.b.v. de werkgever gereisd wordt.
Werkdagdeel
Een dagdeel waarop thuisgewerkt wordt. Dit valt niet onder categorie 1, maar in categorie 2.
Hybride werkweek
De verhouding tussen het aantal dagen thuiswerken en het aantal dagen op kantoor en/of bij de opdrachtgever RPS.
Vanzelfsprekend is het functie-afhankelijk of een medewerker thuis kan werken. Als een medewerker voor thuiswerken in aanmerking komt kan hij een verzoek indienen bij zijn leidinggevende. Over de invulling van de hybride werkweek maakt de medewerker van RPS samen met de leidinggevende afspraken, die in een thuiswerkovereenkomst vastgelegd worden. In deze overeenkomst worden de volgende zaken opgenomen:
Als een medewerker van RPS aanvraagt om een deel van de werktijd structureel thuis te werken dan zijn de volgende uitgangspunten van toepassing die we aan de hand van vraag en antwoord uiteenzetten:
Dit bepaal je samen met de leidinggevende. Maar RPS vindt het wel belangrijk dat thuiswerkers in contact blijven met hun collega’s en andere betrokkenen, waarbij we als richtlijn minimaal 3 dagen per week op kantoor aanwezig nastreven.
Als kaders waarbinnen de afspraken gemaakt kunnen worden stelt RPS het volgende:
RPS wil graag dat de aanvraag minimaal 1 maand voor de ingangsdatum wordt ingediend bij de leidinggevende, zodat eventuele aanpassingen tijdig doorgevoerd kunnen worden.
De medewerker is verantwoordelijk voor het creëren van een geschikte werkomgeving in zijn of haar huis. Deze werkomgeving is vrij van afleiding en bevorderlijk voor productiviteit. De medewerker heeft dan ook een aparte werkkamer/ruimte, waar ongestoord gewerkt kan worden. De focus van thuiswerk moet blijven liggen op het voldoen aan zakelijke eisen en het handhaven van een hoog niveau van werkprestaties. In de volgende paragraaf meer over de middelen die RPS verstrekt om het thuiswerken mogelijk te maken.
De medewerker is verantwoordelijk voor een thuiswerkplek die voldoet aan de eisen die worden gesteld in het Arbeidsomstandighedenbesluit (informatie via instructie inrichting werkplek). Ook hiervoor geldt dat RPS noodzakelijke middelen ter beschikking zal stellen, zie ‘voorzieningen voor het thuiswerken categorie 1’.
De medewerker is tijdens het thuiswerken telefonisch, per e-mail, Teams en/of via chat bereikbaar. Wanneer RPS de medewerker vooraf (minimaal 1 week) vraagt om op een thuiswerkdag naar de standplaats of andere locatie te komen, dan is medewerker gehouden hier, in redelijkheid en billijkheid, gehoor aan te geven. Medewerker en leidinggevende bepalen samen hoe contact met collega’s en leidinggevende geborgd wordt.
De beveiliging van alle bescheiden, bestanden en/of documenten (zowel de papieren als elektronische versies) is van groot belang. Werken buiten een bedrijfskantoor creëert de behoefte aan verhoogde beveiliging en bewustzijn van klantbestanden en andere vertrouwelijke bedrijfsdocumenten. Medewerkers moeten de toegang tot hun computer met een wachtwoord beveiligen en het gebruik van de computer door anderen dan de betreffende medewerker is niet toegestaan. Opslagapparaten, zoals flashdrives en externe harde schijven, moeten met een wachtwoord zijn beveiligd. Hardcopy documenten moeten op een veilige manier bewaard en eventueel vernietigd worden.
Als de leidinggevende van mening is dat het thuiswerken schadelijk is voor de individuele of teamprestaties of anderszins onhoudbaar is in welke hoedanigheid dan ook, wordt de goedkeuring, voorzien van argumentatie, ingetrokken en in goed overleg naar een passende oplossing gezocht. Dit bespreekt de leidinggevende vooraf met medewerker.
Als de aanvraag voor thuiswerken wordt goedgekeurd, wordt een thuiswerkovereenkomst opgesteld waarin de afspraken (bijv. over aantal dagen, werkafspraken, bruikleen van bedrijfsmiddelen e.d.) worden vastgelegd. Dit is een aanvulling op de bestaande arbeidsovereenkomst. Het thuiswerken gaat pas in na ondertekening van de overeenkomst door RPS en medewerker.
De (verplichte) registratie van thuiswerk en reizen vindt plaats in het portal van Shuttel, Vanaf 2023 moeten alle ritten en thuiswerkdagen door de overheid verplicht worden geregistreerd. Dit geldt voor alle ritten die gemaakt worden door medewerkers van RPS, ongeacht vorm van vervoer.
Als een medewerker een reiskostenvergoeding ontvangt, wordt deze bepaald aan de hand van het aantal dagen waarop gereisd wordt conform belastingwetgeving. Sinds januari 2022 is in voorkomende gevallen een thuiswerkvergoeding van toepassing. Deze vergoeding kan echter nooit samenvallen met een reiskostenvergoeding (op dezelfde dag). Alleen medewerkers die geen vaste onkostenvergoeding (bijv. representatievergoeding) ontvangen komen in aanmerking voor een thuiswerkvergoeding.
Van medewerkers met een leaseauto wordt verwacht dat zij op minimaal 3 werkdagen per week gebruik blijven maken van de leaseauto voor woon-werkverkeer en/of zakelijk verkeer. Ook klant- of locatiebezoeken vanuit huis worden als zakelijk verkeer beschouwd en vallen niet onder categorie 1. RPS ziet af van het inhouden van een eigen bijdrage voor de leaseauto als aan een minimum van 3 werkdagen wordt voldaan. Wanneer er doorgaans op meer dan 3 werkdagen per week thuis gewerkt wordt geldt een eigen bijdrage conform parttimers, afhankelijk van de leasecategorie. Eventuele afwijkingen op de contractuele afspraken worden in de thuiswerkovereenkomst vastgelegd.
Om structureel thuiswerken mogelijk te maken zorgt RPS voor de technologische voorzieningen (laptop, beeldscherm en overige IT-hulpmiddelen). Na goedkeuring van leidinggevende, dient deze hiervoor een aanvraag in bij IT. Medewerker zorgt zelf voor een goede internetverbinding.
Kantoormeubelen moeten aan de Arbowetgeving voldoen (instructie op te vragen bij HR). Aan medewerkers met specifieke hulpmiddelen/Arbo-voorzieningen (een stabureau, ergonomische bureaustoel etc.) stelt RPS deze ter beschikking voor de inrichting van de thuiswerkplek mits vooraf toestemming is gegeven door leidinggevende en vastgelegd in de thuiswerkovereenkomst.
RPS verstrekt de IT-voorzieningen om te kunnen thuiswerken altijd in bruikleen, hetgeen in de thuiswerkovereenkomst wordt opgenomen. Dat wil zeggen dat deze bij uitdiensttreding door medewerker weer worden teruggegeven aan RPS. Deze voorzieningen blijven dus te allen tijde eigendom van RPS. Overige voorzieningen kunnen op basis van terugbetalingsverplichting conform studieovereenkomst verstrekt worden indien voldaan aan de voorwaarden (noodzakelijk en er wordt substantieel thuis gewerkt, op minimaal 2 werkdagen per week), eventueel tegen overlegging van een factuur.
Kantoormiddelen (papier, pennen e.d.) kunnen zoals gebruikelijk bij het secretariaat worden opgehaald.
In het kader van flexibel werken kan medewerker ook een aanvraag voor flexibele werktijden doen bij de leidinggevende. Hiervoor gelden de volgende bepalingen: