Het verzuimprotocol heeft als doel om de spelregels rondom verzuim voor de werknemer duidelijk te maken. Vanaf 1 maart 2024 is RPS een samenwerking aangegaan met de arbodienst ttif & arbo.
Bij ziekte geef je de ziekmelding zelf telefonisch door aan de betreffende collega van de planning (indien van toepassing), aan de betrokken HR adviseur en bij je direct leidinggevende. Deze melding dient voor aanvang van de werktijd te gebeuren, als regel voor 09.00 uur. Ga je tijdens werktijd ziek naar huis, dan meld je je persoonlijk telefonisch af bij je direct leidinggevende. Als je ziek bent, maar je werkt vanaf huis wel door, dan horen wij dit ook graag. Bel dan ook je leidinggevende.
Bij de ziekmelding aan je leidinggevende geef je zo mogelijk aan:
Deze informatie zet de leidinggevende in Verzuimsignaal. Hieronder lees je welke stappen volgen en wat jouw en onze verplichtingen zijn volgens de Wet Verbetering Poortwachter.
ttif & arbo
Vanaf de 3e ziektedag heeft de adviseur verzuim en inzetbaarheid van ttif & arbo contact met de leidinggevende. Ook kan jij door de adviseur van ttif & arbo gebeld worden. Tijdens dit gesprek wordt er gevraagd naar de volgende gegevens die je dient door te geven:
Als je niet in staat bent om jezelf ziek te melden, bijvoorbeeld wegens opname in een ziekenhuis, dan zorg je ervoor dat iemand anders dat voor je doet.
Het juiste adres en contactgegevens
Wanneer je tijdens ziekte verhuist, tijdelijk elders verblijft of van verpleegadres verandert (bijvoorbeeld bij opname in of ontslag uit het ziekenhuis), dan informeer je binnen 24 uur je leidinggevende en HR adviseur. Je contactgegevens die bij RPS bekend zijn, zijn als zodanig ook bij ttif & arbo bekend. Dat gaat om het zakelijke telefoonnummer en e-mailadres maar kan ook gaan om het privé telefoonnummer en e-mailadres. Dit is omdat medewerkers hun zakelijke telefoon en e-mailadres niet altijd raadplegen tijdens ziekte maar wel verplicht bereikbaar moeten zijn. Je moet als je je ziekmeld, dan ook altijd door te geven op welk e-mailadres en/of telefoonnummer je te bereiken bent.
Op het spreekuur/geplande afspraak komen bij ttif & arbo
Aan de hand van de klachten en de te verwachten duur wordt samen met jou een afspraak gepland door ttif & arbo met de bedrijfsarts of een andere deskundige. Bij verhindering of volledige werkhervatting informeer je ttif & arbo zo spoedig mogelijk telefonisch, zodat de afspraak vervalt (bij herstel) of tijdig verzet kan worden.
Medewerking zieke medewerker
Vanuit de Wet Verbetering Poortwachter heb je de verplichting om mee te werken aan jouw re-integratie. Dit houdt in deelname aan activiteiten gericht op herstel en een zo spoedig mogelijke (verantwoorde en duurzame) werkhervatting. Voorbeelden van dit soort activiteiten zijn arbeidstherapie, gedeeltelijke werkhervatting en werkaanpassing.
Tijdens ziekte gedraag je je zodanig dat de genezing niet wordt belemmerd. Dit is ter beoordeling van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts geeft een advies over de belastbaarheid van een medewerker. Hieraan dient de werkgever en werknemer zich te houden. Tijdens de arbeidsongeschiktheid verricht de medewerker geen arbeid, behalve werkzaamheden ter re-integratie, die de medewerker door of namens de werkgever worden aangeboden. De aangeboden vervangende werkzaamheden worden bepaald in overleg met de leidinggevende en de medewerker. Tevens mag de medewerker geen andere activiteiten ontplooien die het re-integratietraject van de medewerker in de weg zou kunnen staan. Indien de medewerker de aangeboden (passende) werkzaamheden, die het genezingsproces niet nadelig beïnvloeden, niet verricht terwijl deze werkzaamheden in redelijkheid wel van hem verwacht kunnen worden, is de werkgever gerechtigd loondoorbetaling op te schorten.
De rol van leidinggevende
De rol van de leidinggevende is belangrijk. Bij re-integratie of werkhervatting is er overleg tussen de leidinggevende en ttif & arbo.
Voor jou is het belangrijk dat je bij het arbeidsproces betrokken blijft. Je overlegt met je leidinggevende over wat nodig is om duurzaam aan het werk te gaan omdat je leidinggevende weet welk werk er voorhanden is. Daarnaast is het tijdens de ziekteperiode van belang dat jij en je leidinggevende goed contact blijven houden. Dit is de verantwoordelijkheid van zowel de medewerker als de leidinggevende.
Verblijf in het buitenland
Voor een meerdaags verblijf in het buitenland tijdens ziekte is toestemming van je leidinggevende en/of HR adviseur nodig. Eventueel kan de bedrijfsarts om advies gevraagd worden. Alle voorgaande voorschriften gelden ook bij ziekmeldingen vanuit het buitenland. Dit houdt bijvoorbeeld in dat je ziekte in het buitenland aan je leidinggevende of HR adviseur meldt conform de hierboven beschreven Procedure ziekmelding. Ook schakel je zo spoedig mogelijk een lokale huisarts in voor een medische verklaring voorzien van de volgende gegevens:
Na terugkomst wend je je tot de adviseur van ttif & arbo om betreffende gegevens te overhandigen, die dit verder oppakken. In het kader van privacy, zal RPS zal hier uiteraard niets van zien.
Hersteldverklaring
Zodra je daartoe in staat bent, dien je het werk geheel of gedeeltelijk te hervatten. Vergeet niet je tijdig bij dezelfde mensen als bij wie je je ziek meldt, je ook weer beter te melden. De leidinggevende informeert ttif & arbo meteen via Verzuimsignaal en daarmee voorkom je dat ttif & arbo wordt ingeschakeld terwijl je alweer aan het werk bent.
Indien re-integreren in de huidige functie niet lukt wordt er met HR en de leidinggevende bekeken of reintegratie in een andere functie binnen RPS mogelijk is. (1e spoor) Indien hiertoe geen mogelijkheden bestaan, kan re-integratie naar een functie buiten de organisatie volgen.Dit is een wettelijke verplichting voor de werkgever en werknemer. (2e spoor). Een onderdeel van de re-integratie kan zijn dat je (tijdelijk) aangepast werk gaat verrichten. Dit gebeurt altijd in overleg tussen jou en je leidinggevende, en op advies van de bedrijfsarts. Aangepast werk en andere activiteiten zijn erop gericht om je zo snel mogelijk te laten re-integreren in het eigenlijke werkproces. Dit bevordert het in stand houden van de wederzijdse betrokkenheid en ondersteunt het behoud van werkritme op een duurzame wijze.
Open spreekuur
Elke medewerker heeft wettelijk het recht om zelfstandig contact op te nemen met ttif & arbo over gezondheid en werk. Je kunt bijvoorbeeld het open spreekuur bezoeken, ook wanneer je niet ziek bent in het kader van preventie. Dit recht geldt ook voor de Ondernemingsraden. Neem hiervoor contact op met de adviseur van ttif & arbo . Het open spreekuur kan alleen door een bedrijfsarts worden uitgevoerd en is anoniem en zonder tussenkomst van de werkgever. Hiervoor kan, wanneer de bedrijfsarts vanuit preventief opzicht aanvullende dienstverlening wenselijk of noodzakelijk acht, dit aan de medewerker worden geadviseerd en aan de adviseur teruggekoppeld worden. Natuurlijk zal RPS alleen met de nadrukkelijke toestemming van de medewerker een rapportage ontvangen.
Geschillen/klachten
Als je twijfelt aan de juistheid van een advies van de bedrijfsarts, kan je dit met opgave van redenen bij ttif & arbo aangeven. Je kunt dan om een second opinion vragen. Alleen op basis van zwaarwegende argumenten kan een bedrijfsarts een dergelijk verzoek afwijzen. Ben je het oneens met het advies van de bedrijfsarts maak dit dan meteen duidelijk. Desgewenst kan je een “second opinion” bij het UWV aanvragen. Het deskundigenoordeel van het UWV wordt in de regel altijd betrokken in het vervolgbeleid ten aanzien van re-integratie en herstel. Ben je niet tevreden over de wijze waarop er door een medewerker of medewerkers van ttif & arbo is gehandeld, dan meld je dit schriftelijk bij je HR adviseur. Klachten zullen conform de klachtenprocedure van ttif & arbo worden afgehandeld.
AVG
ttif & arbo ziet er nauwkeurig op toe dat privacygevoelige gegevens optimaal worden beschermd tegen onbevoegde ogen. In hun privacyreglement is precies vastgelegd wie bepaalde gegevens mag inzien, hoe lang ze worden bewaard en hoe wordt voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot deze informatie. Medische informatie is uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van ttif & arbo die gehouden zijn aan het medisch beroepsgeheim. In bepaalde situaties kan de casemanager het wenselijk achten om bepaalde informatie wel aan de werkgever te verstrekken, bijvoorbeeld om medische beperkingen aan te geven ten behoeve van werkaanpassing. In zo’n geval word je eerst om toestemming gevraagd. Ook binnen RPS is je privacy gewaarborgd en werken we volgens regelgeving van de AVG.
Sancties
Als ttif & arbo een overtreding van bovengenoemde afspraken constateert, wordt RPS hierover geïnformeerd.
Wet BeZaVa (ziekte na einde dienstverband) In het kader van de Wet BeZaVa (Beperking Ziekteverzuim en Arbeidsongeschiktheid Vangnetters) wordt RPS door de overheid ook aansprakelijk gehouden voor verzuim dat binnen 4 weken na uitdiensttreding ontstaat, en voor voortdurend ziekteverzuim van ex-medewerkers dat tijdens het dienstverband bij RPS is ontstaan. Dit betekent dat RPS verplicht is om via verhoging van de sociale premies bij te dragen aan deze uitkeringen. Om het mogelijk te maken verzuimbegeleiding na einde dienstverband te laten plaatsvinden, behoudt RPS het recht om ttif & arbo ook na uitdiensttreding informatie omtrent ziekte bij ex-medewerkers op te laten vragen. Wij bieden de betreffende exmedewerkers in die gevallen verzuimbegeleiding, re-integratie- en herstelactiviteiten. De ex-medewerker is verplicht medewerking te verlenen aan de adviezen van ttif & arbo conform de artikelen in het navolgende protocol. Bovenstaande is niet van toepassing indien ex-medewerker met pensioen gaat, een andere baan heeft of een WW-uitkering ontvangt.
Duidelijkere rol preventiemedewerker
RPS heeft per divisie minimaal één preventiemedewerker. De preventiemedewerker heeft als taak te adviseren aan en samen te werken met de bedrijfsarts en andere arbodienstverleners. De benoeming van de persoon en de positie van de preventiemedewerker in de organisatie vindt met instemming van de ondernemingsraad plaats.
Hoe werkt ttif & arbo
Er is één vaste medewerker bij die aanspreekpunt is voor zowel HR, leidinggevende als medewerker. De adviseur verzuim & inzetbaarheid is volledig op de hoogte van alle lopende dossiers. De adviseur verzuim & inzetbaarheid coacht leidinggevenden, is adviseur en sparringpartner van HR en heeft telefonisch contact met medewerkers om de inzetbaarheid en het herstel te bevorderen.
De adviseur verzuim & inzetbaarheid
Vanuit ttif & arbo vindt de begeleiding en ondersteuning plaats door een speciaal aan RPS toegewezen adviseur verzuim & inzetbaarheid. Deze adviseur fungeert voor werkgever en medewerker als aanspreekpunt. De medewerker kan daar terecht met vragen over gezondheid en werk en meldingen van vertrouwelijke aard.
De adviseur verzuim & inzetbaarheid van ttif & arbo is te bereiken via het hoofdkantoor van ttif & arbo telefoon: 020 – 5 62 62 64